Как все успеть: принципы тайм-менеджмента для бизнеса и жизни

Проблема нехватки времени актуальна для большинства людей. И обычно она появляется не в одиночестве, а вместе с ощущением, что мы топчемся на месте. Дни заняты срочными задачами, которые не приближают к целям, а действительно важные дела постоянно откладываются на потом. К этому добавляется хроническая усталость от перегруженности и недосыпания.

Такое может происходить по разным причинам. Но часто подобная ситуация – результат простого неумения планировать и распределять свое время. И тогда ее можно решить довольно простым путем. Для этого я предлагаю обратиться к такой замечательной вещи, как тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент, для чего он нужен и что может дать

Тайм-менеджмент – инструмент для учета времени и его эффективного использования, который помогает быстрее и проще достигать своих целей: как в бизнесе, так и в любой другой сфере жизни.

Прежде, чем я начну говорить о тайм-менеджменте, его принципах, уловках и хитростях, я хочу сделать одно очень важное замечание. Цель тайм-менеджмента – структурирование и рациональное использование времени. За редким исключением он не предназначен для мотивации и изменения ваших приоритетов. Это значит, что он будет вам полезен только в случае, если вы понимаете, зачем вы хотите делать те или иные дела. Если же у вас есть внутреннее сопротивление, если ваши цели вас не вдохновляют, то тайм-менеджмент не поможет. Здесь нужно разбираться – почему вы не хотите делать то, что нужно, или почему вы ставите перед собой не свои задачи. Иногда корни проблемы лежат в нашем психологическом состоянии, с которым тогда нужно работать отдельно – самостоятельно или со специалистом.

История и основное правило управления временем

Разумные люди всегда старались быть эффективными и тратить время с пользой. Термин «тайм-менеджмент» появился не так давно, а сами принципы разумного управления временем начали формулировать сотни лет назад. Простейшее правило, которое знали еще в средние века: каждое утро записывать дела на день от самых важных к самым неважным и делать их по порядку.

Понятно, что за прошедшее время эта идея получила развитие. Тайм-менеджмент сегодня – это целая система, которая может в разы увеличить личную эффективность. Но главный принцип остается тем же: записывать дела в порядке уменьшения значимости и действовать по списку.

Даже если вам покажется слишком сложным и трудно выполнимым все остальное, это правило само по себе может сделать вашу работу гораздо более продуктивной.

Заблуждения о тайм-менеджменте

Есть много распространенных мифов о тайм-менеджменте.

• Планировать время бессмысленно, всегда происходит что-то неожиданное
  
• Управление временем нужно только для работы, а в своих делах оно только мешает
  
• Техники тайм-менеджмента не применимы в России из-за менталитета
  
• Он делает человека бездушным роботом без свободы воли
  
• Тайм-менеджмент заставит человека больше работать и меньше отдыхать
  

Разберем каждый из них.

Жизнь непредсказуема и нет никакого смысла планировать

Первая часть этого утверждения соответствует действительности. А вот вывод не очень логичный. Наша жизнь действительно то и дело подкидывает нам сюрпризы. Написав утром план действий, мы не можем быть уверены, что он реализуется во всех деталях. Тем более это касается планов на неделю, месяц или год вперед. Но это вовсе не значит, что планировать не нужно. Более того, из-за этого особенно важно планировать.

В хорошем плане не только выделено время на каждое дело, но и остается небольшой запас времени на неожиданные обстоятельства. Срочная задача, форс-мажор – вы должны быть к этому готовы.

Обстоятельства действительно могут измениться. А могут и остаться такими, какие они есть. Но важно исходить из ваших приоритетов: что для вас важнее – запланированное дело или меняющиеся нюансы. Если что-то изменилось радикально – то можно создать новый план. А если речь идет о несущественном, оно не должно влиять на важные дела. Если от любой мелочи все ваши планы летят кувырком, возможно, стоит пересмотреть свои приоритеты. Занимаетесь ли вы действительно важными делами? И если да, то почему вас так легко отвлечь и сбить с толку?

Управление временем имеет смысл только на работе

Если в вашей личной жизни нет обязанностей, важных дел и обязательств перед другими, вы, конечно, не нуждаетесь в тайм-менеджменте. Но большинство людей решает множество задач в самых разных сферах своей жизни. Эти задачи переплетаются, мешают друг другу, отвлекают одна от другой – если не упорядочить их.

Эффективность в личных делах не менее важна, чем в бизнесе, потому что в жизни мы очень много времени тратим на пустые занятия, которые не делают нас ни счастливее, ни успешнее, а только истощают наши ресурсы. Это и бессмысленные привычки, вроде просмотра новостей в Интернете или проверки почты, и неумение сказать «нет» пожирателям времени, и многое другое.

Менталитет

Очень многие люди думают, что тайм-менеджмент не подходит для русского человека, который предпочитает делать все спонтанно и по велению души.

Отчасти это может быть верно – управление временем действительно нелегко дается, если человек привык действовать по вдохновению. Но если вы хотите достичь каких-то реальных результатов, такой принцип, к сожалению, ваш враг. Достижение успеха в любом проекте, а особенно в собственном бизнесе, требует большой отдачи и постоянной, ежедневной работы. А для того, чтобы эта работа была эффективной – необходим тайм-менеджмент. Иначе вы рискуете работать много, а получать мало, причем во всех смыслах – мало денег, удовольствия, признания и успеха.

Страх превратиться в робота

Тут у меня нет хороших новостей. Большинство людей и так действуют автоматически большую часть своей жизни. Вся наша деятельность состоит из шаблонов, которые к тому же сложились без нашего участия, то есть запрограммированы заранее. Это наши привычки, стереотипы мышления и поведения. И освободиться от этой шаблонности очень сложно. Но можно заменить неэффективные привычки на эффективные.

Научившись управлять своим временем, вы наоборот, получите больше свободы, времени и ресурсов на свои дела – и на творчество, когда этого захотите. А «свобода» от планов на самом деле оборачивается постоянной нехваткой времени и возможностей, чтобы придумать что-то новое и интересное – вам либо не до этого, либо вы устали.

Управляя временем, я буду больше работать и уставать

Задача тайм-менеджмента – наоборот, освободить как можно больше времени за счет того, что деятельность человека становится более эффективной. Одна из основ управления временем – обязательно находить время на отдых и развлечения. Потому что наша продуктивность зависит от того, как мы восстанавливаем силы, как чувствуем себя эмоционально и насколько востребованы в личном и социальном планах. Отдых, общение, развлечения необходимо планировать, как самые важные дела!

Основные правила тайм-менеджмента

Итак, что современный тайм-менеджмент может предложить в качестве инструментов?

• Первое и самое главное – поймите, что для вас важно. Если вы этого не знаете, вам не поможет тайм-менеджмент. Вы просто будете более эффективно решать ненужные задачи или надрываться, пытаясь успеть все и сразу. Некоторое время так можно существовать – например, в ущерб сну или отношениям, но потом произойдет срыв.
  
• Из первого пункта логично следует второй: сосредотачивайтесь на главном. Очень часто мы пишем огромные списки дел, которые все кажутся нам неотложными и в результате не знаем, за что хвататься. Очень важно отличать дела, которые действительно ведут вас к вашим целям (их надо выполнять в первую очередь), от тех, которые могут подождать. И особенно важно научиться находить (и убирать из списка!) дела, которые вообще ни к чему не ведут.
  
• Записывайте. То, что оказалось на бумаге или хотя бы в электронном органайзере, воспринимается нами более серьезно и обязывает хотя бы к минимальным усилиям.
  
• Планируйте день. Если у вас несколько задач в день, особенно из разных сфер жизни – без планирования вам не обойтись. Не обязательно делать жесткий график на каждый час, но список дел с приоритетами их выполнения облегчит вашу жизнь. Часть планирования – правильное распределение задач, когда вы знаете, какое время суток у вас самое ресурсное. На эти часы лучше назначить самые важные и интеллектуально сложные дела. А когда вы еще не проснулись или уже устали – сделать что-то, не требующее умственных усилий.
  
• Дробите крупные задачи. Они пугают своим объемом, и часто вызывают сопротивление – мы не знаем, с какой стороны к ним подойти. Самое лучшее – разделить задачу на более мелкие части и выполнять по одной. Если задача грандиозная, а сопротивление очень велико, можно даже разделить ее на абсурдно мелкие части, вплоть до «найти адрес компании в интернете» или «распечатать договор».                                                                                     
  
• Говорите «нет». Один из самых главных принципов тайм-менеджмента. Очень много нашего времени пожирают навязанные нам дела и общение. Говорить «нет» нужно учиться не только людям, но и обстоятельствам, и даже собственным привычкам – просмотру ненужных новостей в соцсетях, частой проверке почты или болтовне с коллегами.
  
• Планируйте отдых. Тайм-менеджмент – это не только о работе. Отдых – самая важная часть вашей деятельности. Планируйте его как самое важное дело, которое не подлежит переносу и отмене! Так вы сделаете свою работу действительно эффективной, а еще получите дополнительный бонус: научитесь ценить себя и свои удовольствия.
  
• Делегируйте. Это один из самых важных навыков тайм-менеджмента. Очень многие вещи можно поручить кому-то другому, даже если вы не руководитель. И чем больше стоит ваше время, тем оправданнее становится делегирование. Но даже если вы еще не достигли финансовых высот – все равно лучше перепоручите рутину кому-то другому, а оставшееся время потратьте на совершенствование своих навыков в деле, которое вам интересно.
  
• Ешьте «лягушку» с утра. «Лягушка» на жаргоне тайм-менеджмента – это важное, но неприятное дело. Его обычно хочется отложить «на после обеда» или на вечер, но в реальности мы перемещаем его из списка в список несколько дней, а то и месяцев. Если вы заметили в своем ежедневнике «лягушку», «ешьте» ее прямо с утра. Это наполнит вас уверенностью в себе и ощущением победы. Отложенные важные дела отнимают массу психической энергии – мы бессознательно постоянно помним о них и испытываем дискомфорт. А когда их нельзя больше откладывать, они становятся источником стресса.
  
• Создавайте собственные правила. Проверяйте то, как те или иные правила тайм-менеджмента действуют в вашем случае. Не все вам подойдет. Более того – у вас обязательно появится что-то свое, что будет помогать вам лучше организовать свое время.
  

Подведем итоги

Современный тайм-менеджмент – целая сложная система. Реализовав ее в своей жизни, вы можете существенно повысить личную эффективность, перестать тратить время зря и отвлекаться на несущественные вопросы.

При этом, когда человек начинает разбираться в этой системе, чтобы начать применять ее в своей жизни, его может напугать ее сложность. В итоге он часто просто отступается от этой идеи и продолжает жить, как жил.

Если вы всегда делали все спонтанно и по вдохновению, вам действительно может оказаться сложно начать планировать свою деятельность и жить по расписанию.

Но не обязательно сразу подчинять всю свою жизнь строгим правилам. Вы можете начать с основного принципа тайм-менеджмента, которого уже достаточно, чтобы действовать гораздо продуктивнее.

Каждый день с утра выписывайте список дел на сегодняшний день в порядке важности – от самого важного к тому, что можно отложить. И старайтесь делать их по очереди, даже если хочется перенести сложные дела на потом и сначала заняться всякими пустяками.

Соблюдение этого простого правила уже очень сильно продвинет вас. А когда вы привыкнете к этому и, главное, увидите результат, можно попробовать привнести в свою жизнь еще какие-то идеи тайм-менеджмента.