Пять советов, как повысить эффективность работы
Если ваши занятия постоянно прерывают входящие почтовые сообщения и уведомления на смартфоне – это перегружает мозг, предупреждают психологи. Тот, кого слишком часто отвлекают, или у кого есть чувство, что скорость современного общения слишком высока, ощущает себя неудовлетворенным и быстро истощается. Здесь – пять советов, как повысить эффективность работы, несмотря на почтовые сервисы, мобильные телефоны и прочие отвлекающие факторы, и спокойно уходить в конце дня, не чувствуя себя вымотанным и зная, что задачи выполнены.
Долой почтовые программы: выбирайте время для проверки почты самостоятельно
Когда нас прерывают в процессе работы, мозг получает стресс. Мы быстрее утомляемся и становимся менее эффективны. Избегайте отвлекающих факторов или откладывайте выполнение мелких дел на более поздний срок – советует психолог Анна Бетге из Университета Майнца.
При этом новые коммуникационные технологии давят на нас все сильнее. Бетге смотрит на это критически: «Никто не должен отвлекаться из-за входящих электронных сообщений, звуковых или оптических сигналов. Очень правильно будет отключить соответствующие уведомления на телефоне и компьютере, так как немногие люди могут противостоять искушению посмотреть новые письма». Кроме того, психолог советует проверять почту только через определенные, достаточно большие интервалы, или даже настроить определенную частоту поступления сообщений с сервера – и сделать ее не слишком большой. Так вы выиграете драгоценное время для работы, улучшите ее качество и эффективность.
Психолог из Университета Ульма Кристиан Монтаг также советует не проверять почту слишком часто, так как уверен, что постоянно поступающие с почтового ящика уведомления мешают нам войти в состояние потока – одно из самых продуктивных состояний для работы. Ведь поток появляется, только если мы имеем спокойствие, время и пространство, чтобы забыть о себе самих и отдаться процессу.
Глазеть из окна: дайте своему мозгу возможность отвлечься
Работа за компьютером в офисе, чтение планшета лежа на диване и проверка сообщений на телефоне нагружают одни и те же зоны мозга, говорит Аннет Хопп, руководитель учебной части по научной работе в Брандербургском технологическом университете. Нам кажется, что мы переключаемся, но в реальности мозг современного человека часто не имеет времени, чтобы отдохнуть от постоянной однотипной нагрузки. Поэтому Аннет Хопп настоятельно советует менять способы активности в течение дня: если вы работаете в офисе, необходимо каждые два или три часа вставать и что-то делать: пить воду, смотреть из окна, ходить туда-сюда. Главное – уходить от монитора. И кстати, наши глаза были предназначены не для того, чтобы часами фокусироваться на экране, так что они тоже нуждаются в отдыхе.
Кроме того, даже если новые технологии позволяют нам интенсивно и без перерыва работать, нельзя делать это без пауз. Аннет Хопп советует пользоваться небольшими хитростями. К примеру, если у вас отменилась деловая встреча, не назначайте новую. Это время – ваш подарок, расслабьтесь и насладитесь отдыхом, не испытывая угрызений совести.
Кристиан Монтаг также советует некоторые мелкие хитрости, чтобы отвлечь мысли от работы: например, использовать поездки на общественном транспорте, чтобы смотреть в окно или разглядывать людей, вместо того, чтобы погружаться в свой смартфон. «Мы нуждаемся в регулярных паузах, во время которых мы ничего не делаем».
Исключите быструю коммуникацию: не будьте рабом входящих сообщений
Представление о том, что мы должны как можно быстрее отвечать на входящие сообщения, распространяется все шире. Переписка по почте иногда напоминает чат: один собеседник ставит вопрос, другой тут же отвечает, сразу же следует следующий вопрос. Часто намного быстрее и проще договориться о телефонном разговоре и сразу все обсудить – советует Феликс Фрайлиг из Университета Нюрнберга. Это съедает меньше рабочего времени, чем отправить и получить десяток сообщений.
Исключить спешку из общения помогает также задержка в ответе на письмо. Специалист по информации из Штутгарта Нильс Хенс советует отвечать на сообщения не сразу, а через какое-то время. К тому же некоторые дела улаживаются за это время сами по себе и так мы выигрываем еще немного времени для работы. Так же стоит поступать с письмами, пришедшими на выходных. Многие ученые работают в выходные дни, говорит Нильс Хенс, но вы не обязаны делать то же. К примеру, он посылает свои письма рано утром в понедельник, чтобы не оказывать давление на адресатов.
Работа по свободному графику подразумевает новые установки: создайте собственные правила коммуникации
Эксперт Аннет Хопп консультировала различные компании по поводу избегания стресса и установила, что гибкие возможности современной работы часто усложняют коммуникацию. Например, двое коллег работают за рубежом, и связываются друг за другом по телефону поочередно, но не застают один другого.
Оба держат в голове этот незавершенный разговор, что нагружает их мозг и отвлекает от работы. В такой ситуации эксперт советует установить правила коммуникации. «Есть одно простое правило, – говорит Хопп, – если идет активный процесс работы, спокойно продолжайте. Не занимайте себя мыслями о звонках – это не так важно».
Феликс Фрайлинг обращается сходным образом со своей почтой. «В наше время невозможно отвечать на все сообщения в почте» – говорит он. Имеет смысл перераспределить их функции и скорее поговорить по телефону, а не использовать почтовый ящик. Но сделайте ваши правила понятными для других. Тот, кому вы не отвечаете, должен понимать, почему это происходит. К примеру, сам Фрайлинг выложил правила коммуникации на своем сайте в свободном доступе: тот, кто не получил ответа в течение четырех дней, должен попробовать написать снова или послать бумажное письмо. Это автоматически отделяет важное от неважного. Еще лучше действует настройка автоматического ответа на письма, который сообщает отправителю о порядке действий.
Просто отключитесь: изгоните смартфон из спальни
Наш мозг нуждается в том числе в паузах в общении, говорит Кристиан Монтаг. Иначе мы рано или поздно будем психологически истощены. Обычно мы заполняем паузы, хватаясь за телефон или планшет, неважно, ждем ли мы своего сигнала светофора или расслабляемся в конце рабочего дня, лежа на диване.
Так как большинству людей тяжело игнорировать уведомления о новых сообщениях, Монтаг советует просто выключать телефон или, по крайней мере, создать «зоны, свободные от смартфона». Такой зоной можно объявить спальню.
Те, кто использует смартфон, как будильник, как правило, проверяют почтовые ящики и перед тем, как уснуть, и сразу по пробуждении. Тот, кто, едва открыв глаза, читает почту от шефа, теряет не только свое личное время: «Мы начинаем день с перегрузки и с первой минуты напрягаемся», предупреждает Монтаг. Поэтому он советует вместо телефона использовать обычный классический будильник или наручные часы. Слишком многие люди попадают в ловушку, видя символы новых сообщений на телефоне, после того, как посмотрели, который час, и начиная просматривать их, хотя на самом деле у них нет на это ни времени, ни желания. И эффективность работы сотрудников, которые все время на связи, вместо того чтобы улучшиться, ухудшается.
Ева Вольфангель
